Goodbye tegen papieren administratie en boekhouding

Deel dit artikel
Facebook Twitter Google+ LinkedIn

2017 wordt het allereerste jaar waarbij mijn boekhouding volledig digitaal gaat zijn.
Yep, geen enkel papier.
Zowel inkomende als uitgaande facturen.

Enkele ondernemers doen dit al een lange tijd; maar -als ik zo hoor- de meerderheid nog steeds niet.

 

Hoe ik vroeger werkte voor inkomende facturen:

  1. Factuur ontvangen (75% komt via mail)
  2. Factuur afprinten (1min werk)
  3. Factuur betalen (2min werk)
  4. Factuur in kaft steken (2min werk)
  5. Kaft naar boekhouder brengen (30min werk)
  6. Boekhouder zal factuur per factuur overtypen (+- 2u werk/maand)
  7. Kaft terug ophalen (30min werk)
  8. Facturen archiveren (5min werk)

Totaal aantal tijd: 1 uur en 10 minuten.

 

Het is onbegrijpelijk dat ik dagdagelijks bezig ben met de digitale wereld; en toch administratief in een papieren wereld zat.

75% van de inkomende factuur komen via mails!
Mijn uitgaande facturen werden beheerd in een tool genaamd Harvest; dus uitgaande facturen had ik 100% digitaal.

 

Waarom -the f*cking- hell dit nog afprinten !?
Al sinds 2015 ben ik op zoek naar het meest geschikte systeem; er was geen enkele tool die alle functionaliteiten bezat die ik zocht.

 

En sinds kort ben ik heel blij met de gekozen tool: FactuurSturen, een geweldige tool.

Hoe werk ik nu voor inkomende facturen:

  1. Factuur ontvangen (75% komt via mail)
  2. Doormailen naar mijn FactuurSturen e-mailadres (5 seconden werk)
  3. FactuurSturen scant automatisch de factuur, herkent de prijzen (excl en incl BTW) en debiteur (0 min)
  4. Factuur betalen (dit doe ik nog manueel; maar kan ook in-batch automatisch) (2min werk)
  5. Boekhouder ontvangt export-bestand; importeert dit in zijn boekhoudpakket

Totaal aantal tijd: 2 minuten en 5 seconden

 

 

Digitalisatie scheelt dus enorm veel tijd; dat beseffen we allemaal.
De tijd van een papieren kaft vol bonnetjes en facturen is voorbij.

Maar dat is niet het enigste; er zijn nog enkele voordelen:

 

Veel betere ‘eigen’ rapportage

Voorheen kwam de enigste rapportage van mijn boekhouder; maar deze specifieke rapportage was veelal beperkt.
Ik kon niet de in- en out’s van mijn bedrijf zelf controleren; of aspecten vergelijken op bepaalde onderwerpen zoals hosting, domeinnamen, productie vs aanpassings- werk.
Dat is nu verleden tijd. Na 10 jaar heb ik eindelijk transparante controle (in eigen handen) betreft specifieke categorieën.
Het is trouwens verbazend hoe weinig ondernemers een degelijke rapportage hebben voor hun administratie; meer bepaald hun inkomende facturen.

 

Mobiele scanfunctie

Parkeerbonnetjes, eetbonnetjes kan je makkelijk inscannen met de smartphone App. Ook hier zal FactuurSturen het factuur herkennen.
Je verkrijgt eigenlijk een digitale todo-list van openstaande inkomende facturen.
* automatisch herkennen: FactuurSturen gaat enkel facturen herkennen indien ze eerder manueel zijn ingegeven: bedrijfsgegevens, bedragen. Je moet dus eerst FactuurSturen een beetje trainen; maar daarna is het full-automatic.

 

Koppelingen met webwinkels

FactuurSturen kan je koppelen met een WordPress WooCommerce webwinkel. Ik gebruik het nog niet; maar ga het zeker beslist gebruiken. Bij een volgende stap (voor 2018) ga ik een online betaalfunctie aanbieden voor mijn uitgaande facturen. Dit betekent dat de manuele check naar betaling ook van de baan is. Alles gebeurt automatisch wat de foutmarge ook volledig wegwerkt.

 

Boekhouder terug naar de kern

Mijn boekhouder moet niet meer factuur per factuur doorbladeren, lezen, debiteur aanmaken, prijzen overgeven.
Dankzij het export-bestand is dit werk allemaal al gebeurd; en kan m’n boekhouder efficienter en sneller werken.
Mijn boekhouder kan terug naar de kern: niet meer papieren overtypen maar business optimaliseren.

 

Het motto van de moderne tijd is: alles wat je kan automatiseren moet je doen.
Dit motto is al jarenlang goed ingeburgerd bij grote bedrijven, amper bij kleinere bedrijven (zelfstandige).
Maar automatisatie wordt nu ook makkelijk beschikbaar voor de ‘kleine’ man; gaande van administratie tot marketing.
De tools worden slimmer en beter.
Er is maar 1 aspect dat je belet om automatisatie in te voeren: dat ben jezelf.
Dus, gewoon doen.

Succes.

 

 

Waarmee kan ik je helpen?
Hey, ik ben Dave. Al meer dan 10 jaar ontwerp ik doelgerichte websites voor KMO’s, eenmanszaken en verenigingen. Zo heb ik al meer dan 100 bedrijven geholpen aan méér klanten, méér omzet, gebruiksvriendelijke websites en topposities in Google. Wil jij weten hoe ik dat doe? Maak snel een afspraak.
Dave Loodts

Ontvang gratis het e-book ‘Doelgerichte websites’

Ontvang mijn e-book over Doelgerichte Websites: 14 aspecten en 97 actiepunten opgesomd!
Na inzending ontvang je een mail welke je moet bevestigen, daarna kan je het e-book downloaden.